Mijn bedrijf is ingeschreven bij de KvK, wat nu?

Je hebt jouw bedrijf ingeschreven bij de KvK en je staat in de startblokken. De KvK geeft jouw ingeschreven gegevens door aan de belastingdienst, deze stuurt jouw het BTW nummer op en nu?

Je hebt alle gegevens binnen, hebt jouw investeringen gedaan, contracten zijn getekend en nu kun je eindelijk gaan starten. Jouw bedrijf is een geregistreerd feit en je mag jezelf ondernemer noemen. Bij het ondernemen hoort ook een administratie bijhouden. Dit is afhankelijk van de grootte van jouw bedrijf en de rechtsvorm nog best een klus.

De Boekhouding

De boekhouding, een veel gehoorde term bij ondernemers. De ene doet de boekhouding zelf, de ander besteedt het uit. Maar wat ga jij doen?

Winst en verliesrekening en balans

Voor een eenmanszaak en VOF is de boekhouding goed zelf te doen. Vier keer per jaar dien jij de aangifte omzetbelasting in en de jaarcijfers verwerk je in de inkomstenbelasting. Er zijn diverse online boekhoudprogramma´s te vinden die jou begeleiden in het verwerken van de inkomende en uitgaande facturen.

Je kunt hier voor kiezen maar je kunt ook jouw administratie bijhouden in een Excel bestand, In de winkel vind je een een bestand dat voldoet aan alle regels en duidelijk jouw omzetbelasting weergeeft. Dit bestand is gemaakt om jouw winst en verliesrekening op te stellen.

De winst en verliesrekening geeft jouw inkomsten en uitgaven weer zonder BTW. De BTW die verreken je elk kwartaal en geef jij op aan de belastingdienst. Zijn jouw uitgaven hoger dan jouw inkomsten dan is de kans zeer groot dat je BTW terug krijgt. Andersom betaal je BTW als jouw kosten lager zijn dan de omzet.

Naast een winst en verliesrekening maak je ook een balans. Hier kun je jouw bezittingen en schulden terugvinden. De linkerzijde/activa kant van de balans is altijd gelijk aan de rechterzijde/passiva kant van de balans. Daarnaast is het saldo van de balans gelijk aan het resultaat van de winst en verliesrekening.

Een zakelijke bankrekening openen

Jouw bedrijf heeft een rekeningnummer nodig om betalingen op te ontvangen en facturen te betalen.

Er zijn diverse banken die een zakelijk pakket aanbieden en voor starters een gratis periode aanbieden. Let wel goed op de verschillen, de ene bank vraagt pakketkosten zonder extra kosten, terwijl de grote banken vaak een pakketprijs hebben, maar ook een bedrag per transactie. Heb jij veel kleine transacties dan loopt dit al snel in de papieren.

Vergelijk diverse banken en kijk wat bij jouw bedrijf en prognose past.

Gebruik jouw zakelijke rekening ook alleen voor zakelijke transacties. Schrijf maandelijks een bedrag over naar jouw prive rekening en houd prive en zakelijke uitgaven strikt gescheiden. Dit houd de boekhouding inzichtelijk en voorkomt onduidelijke transacties.

Facturatie

Je zult facturen ontvangen, maar ook facturen versturen. Hoe maak je een factuur? De factuur dient aan een aantal eisen te voldoen. Het volgende dient vermeld te worden op een factuur.

Gegevens van jouw bedrijf:

• Jouw bedrijfsnaam
• Optioneel contactpersoon
• Adresgegevens van jouw bedrijf
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Rekeningnummer
• BTW nummer

Gegevens van het bedrijf waar jouw factuur voor is:

• Naam bedrijf
• Optioneel contactpersoon of afdeling
• Adresgegevens
• BTW nummer

Algemene gegevens:

• Datum
• Factuurnummer (je mag nooit hetzelfde nummer gebruiken en nummer dienen opvolgend te zijn)
• Omschrijving

Rekening:

• Datum van de werkzaamheden/verkoop
• Omschrijving van de dienst of goederen
• Het bedrag exclusief btw
• BTW tarief
• Bdrag exclusief btw
• Het BTW bedrag, werk je met verlegde btw dan dien je dit te vermelden
• Het totaal bedrag

Extra gegevens:

Het betaaltermijn wordt vaak vermeld onderaan de factuur. Voor een factuur naar een consument is een betaaltermijn van 14 dagen gebruikelijk. Het zakelijke termijn ligt vaak op 30 dagen. Al zijn er afnemers die zelf een termijn van 60 tot zelfs 90 dagen aanhouden. Vraag naar het betaaltermijn voordat je werkzaamheden uit gaat voeren.

Onderaan de factuur kun je nogmaals het rekeningnummer en de tenaamstelling van de rekening vermelden inclusief het te betalen bedrag. Op deze manier heb je in een regel alle gegevens vermeld voor jou klant om de overschrijving te doen.

Wil je het jouw klant makkelijk maken? Dan kun je overwegen om na het versturen van de factuur een zakelijk betaalverzoek mee te sturen. Dit kan per mail maar ook per WhatsApp. Met een klik betaald de klant makkelijk jouw factuur.

Wil je het factuurbestand niet zelf maken dan heb ik twee vormen in de winkel staan. Er is een bestand gebaseerd op uren en een basis bestand waarin jij makkelijk aantallen in kunt voeren. Zet dit bestand om naar PDF en jij hebt een correcte factuur verstuurd.

Een boekhouder?

Een boekhouder is een persoon die jou gaat helpen met de boekhouding. Persoonlijk heb ik het altijd belangrijk gevonden dat er een klik is. Mijn klantbestand bestaat uit ondernemers uit diverse branches, maar wel branches waar ik kennis van heb. Dit praat makkelijker en zorgt ook voor meer inzicht.

Veel ondernemers vinden het tarief dat de boekhouder vraagt de belangrijkste factor. Helaas heb ik in de loop der jaren gemerkt dat het tarief niets zegt over de kwaliteiten van een boekhouder. Er is geen branche vereniging of registratie van boekhouders, wat in houd dat iedereen zich boekhouder mag noemen. Er zijn boekhouders die een goedkoop starttarief hebben, maar dan doen ze ook het minimale dat nodig is. Vaak wordt er dan gerekend met een mutatie tarief. Een aantal mutaties zitten in het pakket, maar ga jij daar overheen dan betaal je per mutatie en dit kan flink aantikken.

Waar moet je op letten als je een boekhouder zoekt?

• Ga samen een bak koffie drinken! Heeft de boekhouder kennis van jouw branche? Is er een klik?
• Wees eerlijk wat jij verwacht! Wil jij iemand die alleen bonnetjes inklopt of een boekhouder die ook meedenkt met jou? Ik wil mijn klanten altijd net dat stukje extra geven. Merk ik dat de omzetten terug lopen of de kosten snel stijgen, dan vraag ik waar het aan ligt. Loopt de winst terug? Dan koppel ik dit terug en ga ik samen met de klant op zoek naar bijzonderheden waar dit aan kan liggen. Bedrijfsmatig kan een boekhouder ook mee denken, ook procesmatig. Hoe loopt het bedrijf? Is er automatisering nodig of gewenst? Wil je personeel aannemen? Vragen die mijn klanten bij mij neerleggen. Ik ben een deel van het bedrijf en niet iemand die met minimale inspanningen maximaal resultaat wilt behalen.
• Wat is het tarief en welke werkzaamheden worden daarvoor uitgevoerd? Een pakketprijs kan heel fijn zijn, maar er zijn ook bedrijven die goedkoper uit zijn met het uurtarief. Hoeveel doe jij zelf en waar heb jij jouw boekhouder voor nodig?
• Maak duidelijke afspraken en zet deze op papier. Zo is het voor beide duidelijk wat er verwacht wordt en welk prijskaartje er aan hangt.

Een goede boekhouder verdient zichzelf terug en geeft toegevoegde waarde aan jouw bedrijf. Het is een uitspraak die vaak gedaan wordt en in de wind wordt geslagen. Toch hou ik hier aan vast. Als ik mij inzet voor een ondernemer ben ik mijn geld waard en zorg ik dat de ondernemer er profijt van heeft. Ik ben gelijk aan de ondernemer en geen meerdere, ik begeleid een ondernemer maar de ondernemer is de onderneming!

Tot slot

Je hebt nu besloten of jij jouw boekhouding zelf gaat doen met hulp van een boekhoudprogramma of een Excel bestand of dat je toch een boekhouder in de arm neemt. Je kunt nu een factuur versturen die voldoet aan alle eisen en duidelijk is voor jouw klanten/afnemers.

Je bent nu klaar om te gaan kopen en verkopen en van jouw bedrijf een succes te maken!